OnlyOffice als Alternative zu Microsoft Office 365
Viele Organisationen suchen derzeit nach Alternativen zu Microsoft Office. Gründe dafür sind steigende Lizenzkosten, zunehmende Abhängigkeiten von US Cloud Anbietern sowie wachsende Anforderungen an Datensouveränität, Datenschutz und Compliance. Eine häufig genannte Alternative ist OnlyOffice. Doch wie sicher ist OnlyOffice wirklich und welche Risiken sollten Unternehmen kennen
Warum OnlyOffice für viele Organisationen interessant ist
OnlyOffice ist eine moderne Office Suite mit hoher Kompatibilität zu Word, Excel und PowerPoint. Sie lässt sich vollständig selbst hosten, integriert sich nahtlos in Plattformen wie Nextcloud und ermöglicht webbasierte Zusammenarbeit in Echtzeit. Für Organisationen, die ihre Dokumente nicht in der Microsoft Cloud speichern wollen, ist das technisch sehr attraktiv. Durch den On Premise Betrieb behalten Unternehmen die vollständige Kontrolle über Daten, Infrastruktur und Zugriffe
Gerade im Kontext von Datenschutz, DSG und DSGVO sowie internen Compliance Vorgaben bietet OnlyOffice damit eine interessante Option für Unternehmen, Verwaltungen und Bildungseinrichtungen
Herkunft und geopolitisches Risiko als zentraler Bewertungsfaktor
OnlyOffice wird von Ascensio System entwickelt und offiziell aus Lettland betrieben. Historisch bestehen jedoch Verbindungen nach Russland und ein Teil der Entwickler und Eigentümerstrukturen hat russische Wurzeln. Genau dieser Hintergrund ist der Hauptgrund für Vorbehalte in vielen Organisationen
Technisch gibt es keine bekannten Hintertüren oder absichtlich eingebauten Mechanismen. Der Quellcode ist Open Source und kann geprüft werden. Dennoch bewerten viele Unternehmen diesen Ursprung als Lieferkettenrisiko, insbesondere vor dem Hintergrund geopolitischer Spannungen, Sanktionen und regulatorischer Anforderungen
In sensiblen Bereichen wie Verwaltung, Gesundheitswesen, kritischen Infrastrukturen oder staatlichen Organisationen kann allein dieser Aspekt dazu führen, dass OnlyOffice unabhängig von seiner technischen Qualität ausgeschlossen wird
Technische Sicherheit realistisch betrachtet
OnlyOffice bietet die gängigen Sicherheitsmechanismen moderner Web Anwendungen. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung über TLS, Rollen und Berechtigungskonzepte, Integration in zentrale Identity Provider sowie die Möglichkeit, vollständig in der eigenen Infrastruktur betrieben zu werden
Wie bei jeder komplexen Software können Sicherheitslücken auftreten. Entscheidend ist deshalb ein sauberes Patch Management, eine korrekte Konfiguration und eine kontinuierliche Überwachung der Umgebung. Bei professionellem Betrieb lässt sich OnlyOffice technisch sicher einsetzen
Compliance und Governance aus Sicht der Organisation
In der Praxis ist weniger die Technik ausschlaggebend als die Governance. Viele Organisationen verfügen über interne Richtlinien, die Software mit Russland Bezug grundsätzlich ausschliessen. In solchen Fällen ist OnlyOffice unabhängig von Funktionsumfang und Sicherheit faktisch nicht zulässig
In privatwirtschaftlichen Unternehmen ohne entsprechende Restriktionen kann OnlyOffice hingegen eine sehr solide Alternative zu Microsoft Office darstellen. Besonders dann, wenn Datensouveränität, Kostenkontrolle und Unabhängigkeit von grossen Cloud Anbietern im Vordergrund stehen
Praxis Tipp IT Grundschutz Check Tool von Cybersecurity Schweiz
Bei der Wahl einer Office Plattform geht es nicht nur um Funktionen, sondern vor allem um Risiken, Schutzbedarf und Compliance. Genau hier setzt das IT Grundschutz Check Tool von Cybersecurity Schweiz an
Mit diesem Online Check lässt sich in kurzer Zeit das Sicherheitsniveau der eigenen IT Umgebung strukturiert erfassen. Der Check basiert auf bewährten Sicherheitsrahmenwerken und bewertet zentrale Bereiche wie Inventarisierung, Schutzmassnahmen, Erkennung von Vorfällen, Reaktion auf Sicherheitsereignisse und Wiederherstellung
Das Tool liefert eine neutrale Einschätzung des aktuellen Reifegrads und unterstützt dabei, Office Plattformen wie Microsoft 365, OnlyOffice oder Collabora objektiv zu vergleichen. Damit wird aus einer rein technischen Entscheidung eine fundierte Risiko und Governance Entscheidung
Gerade bei Office Migrationen oder Plattformwechseln hilft dieser Ansatz, subjektive Einschätzungen zu vermeiden und Sicherheitsfragen messbar zu machen
Fazit eine pragmatische Empfehlung
OnlyOffice kann technisch eine leistungsfähige und sichere Alternative zu Microsoft Office sein, wenn es korrekt betrieben und selbst gehostet wird. Für viele KMU und private Organisationen ist es deshalb eine realistische Option
Das eigentliche Risiko liegt weniger in der Software selbst als im geopolitischen und regulatorischen Umfeld. Wenn deine Organisation keine Herkunftsrestriktionen kennt und Wert auf Datensouveränität und Self Hosting legt, kann OnlyOffice eine gute Alternative zu Microsoft Office darstellen
Wenn deine Organisation jedoch Software mit Russland Bezug ausschliesst oder besonders hohe Anforderungen an Lieferketten Governance hat, empfiehlt sich der Einsatz klar europäischer Lösungen wie LibreOffice mit Collabora Online
Unabhängig von der gewählten Plattform hilft ein strukturierter IT Grundschutz Check dabei, Entscheidungen faktenbasiert zu treffen und die eigene Sicherheitsstrategie nachhaltig auszurichten
